Em Gerenciamentos de Projetos sabemos que é praticamente impossível haver um projeto sem que haja conflitos entre as partes interessadas. Para tentar evitar um desgaste emocional e mental, é indispensável que o gerente de projetos possua habilidades de negociação.
A negociação é uma arte que deve ser aprimorada, sendo formada por três elementos: a criatividade, a sensibilidade e a intuição.
Negociar é um processo de comunicação, que envolve uma ou mais partes com interesses comuns e/ou antagônicos, que se sentam para confrontar e discutir propostas explicitas com o objetivo de alcançar um acordo. Assim, por ser concebida como um processo é de fundamental importância definir bem os objetivos que queremos discutir e, principalmente, saber recolher a informação para a elaboração de um documento, como por exemplo, um check list para condução da própria negociação.
Após a definição das propostas a serem discutidas, é, igualmente importante, definir a relação a ser estabelecida após a negociação, supor os interesses e objetivos do outro, recolher informação que fundamente a nossa posição na reunião, prever possíveis impasses, como evitá-los e superá-los.
Antes de qualquer negociação é de extrema importância à criação de um ambiente favorável, em que os negociadores sintam-se mais a vontade, de maneira que ajude a reduzir eventuais tensões.
Durante a negociação os negociadores devem buscar explorar e compreender variáveis envolvidas, clarificar pontos obscuros, pesquisar e criar alternativas de ganho mutuo, buscando-se um consenso.
O acordo, momento que requer muita sensibilidade, deve-se evitar impaciência e a precipitação. Deve-se ainda ter em consideração:
- Resumir o que ficou combinado;
- Recapitular os benefícios mútuos;
- Verificar se não há mal-entendidos e/ou resistências;
- Formalizar, se necessário, o compromisso;
- Registar o que ficou acordado;
- Combinar (se houver) os próximos passos e definir o cronograma.
Após o acordo é interessante verificar o saldo da negociação, os pontos positivos e negativos. Refletir e compreender o que se passou é importante para que no futuro não cometa-se os mesmo erros.
O Negociador
Entre as habilidades e características exigidas no processo de negociação, destacamos:
- Distanciamento emocional;
- Saber ouvir sabiamente – esta prática permite obter muitas respostas e identificar os interesses envolvidos na negociação, facilitando a decisão;
- Utilizar comunicação de forma clara e correcta;
- Movimento corporal e gestual no processo de persuasão;
- Ser respeitoso, integro, justo, responsável, digno de confiança, ter senso de humor e autodisciplina;
- Ser paciente, flexível, saber lidar com as diferenças;
- Procurar o contínuo aperfeiçoamento.
Em qualquer processo de negociação existem alguns erros que podemos evitar e que constantemente cometemos. Entre os mais comuns, está aquele que mais compromete o sucesso da negociação: a falta de planejamento. Outros erros podem ser:
- Negociar com as pessoas “erradas”;
- Insistir numa posição;
- Perder o controle da negociação;
- Sentir-se impotente perante os argumentos apresentados pela outra parte;
- Afastar-se das metas e limites estabelecidos;
- Pensar na “resposta certa” no dia seguinte”;
- Culpar-se pelos erros dos outros;
- Prender-se a detalhes e esquecer o todo;
- Evitar o conflito, em vez de administrá-lo;
- Não cumprir prazos ou promessas perdendo, com isso, credibilidade;
- Ignorar as diferenças desrespeitando a lógica do outro negociador;
- Assumir, com freqüência uma postura defensiva;
- Falar mais do que ouvir;
- Não se colocar na posição do outro;
- Utilizar termos técnicos ou linguagem inacessível à outra parte;
- Não dar a importância devida aos resultados da negociação.
Algumas dicas práticas para uma negociação:
O que se deve fazer |
O que NÃO se deve fazer |
Escute com atenção. | Não faça demasiadas concessões no início das negociações. |
Deixe espaço suficiente para manobra nas propostas. | Não faça ofertas inicias demasiado radicais e deixe espaço para adaptações e concessões |
Se não concordar completamente com o compromisso proposto, não hesite em recusá-lo. | Nunca diga “nunca”. |
Faça propostas com condições: “se você fizer isto, eu faço aquilo”. | Não responda imediatamente (mesmo antes da outra parte terminar) com “sim” ou “não”. |
Tente descobrir qual é a posição da outra parte: “O que achava se…”. | Não ridicularize a outra parte. |
Seja flexível de forma a adaptar-se à situação e às reações do seu adversário. Lembre-se de que a flexibilidade não é sinal de insegurança ou fraqueza mas de estar alerta e compreender a questão. | Não comece a falar se não tiver algo de relevante para dizer. |
Se durante as negociações, se dizem coisas “off the record”, mantenha-se “off the record”. | Não interrompa a outra parte. Deixe-a acabar primeiro antes de começar a falar. |
Trabalhe com uma agenda para tornar a reunião mais eficiente. | Nunca faça reuniões com mais de 2 horas sem intervalo. |
Estilos de negociação :
Estilos |
Conceitos |
Comportamentos Típicos |
Comportamentos Extremos |
Persuasão |
Levar os outros a aceitar a sua idéia. |
Fazer propostas e sugestões; Argumentar, raciocinar e justificar. |
Dispersão: Propostas apresentadas e não defendidas; Argumentos incapazes de levar a propostas tangíveis. |
Afirmação |
Impor e julgar o outro. |
Fazer conhecer exigências e normas Expor o seu ponto de vista e os seus objetivos. Avaliar os outros Punir, recompensar e conceder. |
Tirania: excesso de pressão sem manifestação clara de expectativas; Uso indiscriminado do poder de posição |
Ligação |
Compreender o quadro de referência do outro. |
Encorajar a participação do outro Procurar pontos de acordo. Escutar com empatia. |
Indecisão: apoiar ou escutar o outro com um fim em si mesmo; Reformulações constantes de propostas; |
Atração |
Abrir-se ao outro procurando envolvê-lo. |
Influenciar o outro com o seu próprio comportamento. Seduzir, motivar o outro, elevar a moral Partilhar informações Reconhecer os próprios erros |
Falsidade: Reconhecer falhas e dúvidas inexistentes, uso excessivo do poder pessoal. |
Muito Bom este Material!!!
Obrigado Marcelo
Parabéns pela iniciativa.
Vale mencionar em artigos futuros a definição e a importância da MACNA (Melhor Alternativa em Caso de Não Acordo); Zona de Possível Acordo (ZOPA), Fases, Atividades e Etapas do processo de negociação.
Abraço.
Marcelo Santos, obrigado pela sugestão! Em um futuro “post” buscarei explicar um pouco mais destas tecnicas.
Felipe, grato pela contribuição. Muito boa síntese do tema. Parabéns.
Kleber