“Quem não se comunica se trumbica” já dizia Chacrinha

Quando falamos em gerenciamento de projetos, pensamos logo em administração de prazo, escopo equalidade. Na verdade, a administração de todas estas áreas, requer do gerente de projeto uma gama de habilidades e técnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um time unido esólido, e atender as expectativas dos stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta.

Segundo o Project Management Institute (PMI), 90% do trabalho de um Gerente de Projetos está ligado com as atividades através da comunicação, pois, ela é a base e essência para o sucesso do Projeto.

Tecnicamente…

“Gerenciamento das comunicações” do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

Todos os envolvidos no projeto devem entender a real importância da comunicação e como ela afeta diretamente o projeto como um todo.  Os processos abaixo fazem parte do gerenciamento das comunicações:

1) Identificação das partes interessadas: identificar todas as pessoas ou organização que podem ser afetadas pelo projeto e documentar informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto.

2) Planejamento das comunicações: servirá para determinar as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto.
3) Distribuição das informações: atribuir, controlar e disponibilizar as informações necessárias as partes interessadas no projeto no momento adequado.

4) Gerenciar as expectativas das partes interessadas: principal forma de gerenciamento das comunicações satisfazendo os requisitos das partes interessadas, gerenciando possíveis conflitos no projeto. Lembre-se que o GP deve ser o facilitador e principal comunicador durante o projeto como um todo para obtenção do sucesso do mesmo.

5) Reportar o desempenho: coletar e distribuir as informações em todo o ciclo de vida do projeto. Isto inclui o relatório de andamento e acompanhamento do projeto, medição do progresso e previsão através de baseline  enviados periodicamente.

Esses processos interagem entre si e com os processos das outras áreas de conhecimento. Cada um deles poderá ter o envolvimento e esforço de uma ou mais pessoas ou grupos baseado nas necessidades do projeto e cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos unidos a uma ou mais fases caso o mesmo se divida em fases.

Lembre-se: Os possíveis eventos baseados na comunicação sendo eles positivos ou negativos são fatores determinantes para o sucesso do projeto.

Fonte: PMBOK – 4ª Edição