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Projetos

Escopo “A ARTE DE DESNIVELAR EXPECTATIVAS”

O “Desnivelamento de Expectativas” acontece quando os envolvidos esperam coisas diferentes do outro. Isso pode ser bilateral ou unilateral, mas quando acontece, não é bom, e às vezes pode ser desastroso.

Para visualizar como isso pode ser desastroso, vejamos um exemplo, sob o ponto de vista de um projeto.

Imagine que você contrate uma empresa para desenvolver um sistema integrado de gestão empresarial. Você estipula um valor, mas não define muito bem que funcionalidades o sistema deve ter, só especifica que quer um sistema que controle estoque e emita nota fiscal. Não é preciso se esforçar muito para descobrir que alguém sairá com algum tipo de prejuízo. Se não se especificar as reais necessidades e funcionalidades que o sistema deva atender, o produto final pode ser MUITO diferente do idealizado.

Situações como essa são comuns, especialmente em locais de trabalho. Já passou por situações em que seu chefe lhe pediu algo, e você fez seu melhor, e então, de repente, ele olha o trabalho e diz – “Não era bem isso que eu tinha em mente…”

Isso aconteceu por causa de uma falha no sistema de comunicação. Vamos lembrar como funciona esse tal sistema de comunicação?

Em primeiro lugar, para uma comunicação é necessário um emissor, um meio, e um receptor. Parece bastante simples, não é verdade? Contudo o perigo mora em banalizar isso, ou ter isso como algo automático – e de fato, não é.

O primeiro trabalho do emissor é codificar corretamente seus pensamentos, para que o receptor possa entendê-lo de forma correta. Depois ele envia essa informação por intermédio de um meio comum e, notem, ele se CERTIFICA, que o receptor recebeu a informação de forma correta.

Em projetos este problema é tratado com uma Declaração de Escopo bem definida e ainda assim sobram brechas. Muitas vezes o tempo é curto para coisas simples do dia-a-dia e alguns detalhes que estão apenas na nossa cabeça ficam para trás. No entanto, tomando como exemplo a aquisição de serviços/produtos, vale um esforço maior do cliente para registrar o que se espera do fornecedor e a reciprocidade do mesmo deixando claro sempre que possível o que não consta no orçamento.

Sobre Felipe Chagas

Gerente Administrativo da empresa DTM Distribuidora de Fitas, Abrasivos e Acessórios LTDA. (www.dtmfitas.com) Graduado em Ciências da Computação e atualmente cursando MBA Gerenciamento de Projetos.

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