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Os 10 mandamentos do Gerenciamento de Projetos

I – Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (“deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II – Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem – se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III – Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da

Os 10 mandamentos do Gerenciamento de Projetos

organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV – Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V – Não consumirás tua equipe. O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe – não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” – pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI – Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII – Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII – Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX – Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento – seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente – fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X – Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

Estes são os mandamentos da gestão de projetos segundo James Kerr. Que tal aproveitar para incluir nos comentários alguns mandamentos adicionais que você aprendeu em sua própria experiência ou que sejam adotados em sua organização?

Sobre Felipe Chagas

Gerente Administrativo da empresa DTM Distribuidora de Fitas, Abrasivos e Acessórios LTDA. (www.dtmfitas.com) Graduado em Ciências da Computação e atualmente cursando MBA Gerenciamento de Projetos.

Discussão

7 comentários sobre “Os 10 mandamentos do Gerenciamento de Projetos

  1. Os pontos mencionados nos mandamentos são relmente importantes e além desses nas minhas experiências de gerenciamento de projetos também aprendi algumas outras coisas. Uma delas é a importancia de ter um sponsor para o projeto, alguém preferencialemente que represente a alta direção da empresa e que se envolva como “dono” do projeto, que defende o projeto junto a diretoria.
    Outro ponto crucial é a comunicação dentro do time de projeto e do projeto para a organização. Por mais que se faça um bom plano de comunicação do projeto parcere que nunca é suficiente para manter todo mundo alinhado então eu arriscaria dizer que a comunicação é um ponto importante para o sucesso na condução do projeto e para sua implementação.

    Publicado por Lineu Amaro Rodrigues | 18/06/2012, 09:11
  2. Concordo com o comentário. A comunicação efetiva dentro da equipe de projeto e também com os demais “stakeholders” é essencial para o sucesso do projeto.
    Nem se fala da importancia do sponsor do projeto consciente de seu papel e da sua responsabilidade para o sucesso.

    Publicado por Soitiro Miyagi | 18/06/2012, 09:17
  3. Concordo plenamente com vocês! Na minha opinião a comunicação é a chave do sucesso.
    Estou finalizando agora meu curso de MBA e uma das coisas que senti falta é justamente alguma cadeira que ensinasse de maneira pratica algumas técnicas que poderíamos utilizar para extrair informações.
    O FeedBack de vocês é muito importante, vou utilizar os comentários aqui postados e repassar para a coordenação do meu curso para tentarmos focar mais no assunto e melhorar o MBA, e quem sabe sugerir ao PMI mini cursos ou palestras falando mais do assunto.

    Publicado por Felipe Chagas | 18/06/2012, 09:54
    • Felipe

      Num dos grande projetos que participei, em implementação de ERP, com um cronograma de 24 meses, mais de 100 pessoas envolvidas entre recursos internos e consultores e um orçamento de mais de US$ 20 Milhões, fui o responsável pelo Change Management do projeto e tive a responsabilidade de elaborar um plano de comunicação. Caso haja necessidade de uma apresentação/palestra sobre o tema, posso me preparar e fazer uma apresentação desde que seja agendado com antecedência.
      Lineu
      lineu.a.rodrigues@gmail.com
      11 9461 65 55

      Publicado por Lineu Amaro Rodrigues | 18/06/2012, 10:12
  4. concordo que faltou a comunicação no artigo, preponderante nos projetos que são esquecidas na maioria deles.

    Publicado por Cleber | 19/06/2012, 06:43
  5. Muito bom, mas realmente falta algo com a comunicação em todas as áreas.
    Também vale a pena ressaltar que 9 dos “mandamentos” são cobranças diretas ou não, e um apenas é reconhecimento.

    Publicado por Kleber Jones de A. Castor | 22/06/2012, 16:51

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